El tema de la organización es algo que nos puede parecer muy amplio, difícil de conseguir o, para algunas personas, incluso algo imposible. Hoy vengo a traerte un mensaje de calma: ser organizada es posible y vas a conseguirlo.
Hay que tener en cuenta que la organización es algo bastante personal y puede que lo que me funciona a mí no te funcione a ti, sólo es cuestión de buscar y probar. La organización se puede trabajar y se trata de encontrar el o los métodos que mejor te funcionen a ti.
A continuación te dejo algunos de los tips que a mí realmente me funcionan para ser más organizada:
Escribir una lista de tareas, sin filtro
En este caso te recomiendo que te sientes y empieces a escribir todas las tareas que tienes pendientes, aquellas que quieres hacer y todo lo que está relacionado con tus metas. Es algo así como una lluvia de ideas pero, en este caso, lluvia de tareas.
Escríbelo todo así como te venga, sin filtro y sin orden, simplemente vacía tu cabeza. De este modo liberas espacio mental, queda todo plasmado en un papel (o documento online) para no olvidarte nada.
Luego se trata de clasificar cada tarea por área o categoría (hogar, trabajo, finanzas, proyecto…), priorizarlas y definir cuándo y cómo abarcarás cada una de ellas.
Crea un sistema de organización a medida
Ya sea con una agenda, un calendario, un bullet journal, una app o una libreta; elige y adapta las herramientas que a ti te realmente te funcionan, y úsalas. Además, asegúrate de que cada herramienta de organización tenga su función, de este modo evitarás duplicar información o incluso perderla.
Por ejemplo, puedes usar un Excel para gestionar tus finanzas, una agenda para las tareas del día a día y un weekly planner para organizar el menú semanal. La cuestión es que cojas las herramientas que mejor te sirvan y que sepas dónde tienes cada tipo de información.
Por ejemplo, yo uso una agenda en papel para mis tareas diarias, Google Calendar para fechas importantes y las apps Notion y Trello para diferentes proyectos personales y de trabajo.
Existen algunos trucos de planificación que pueden servirte. Te recomiendo que leas este artículo con 5 trucos que sí funcionan.
Anota las fechas importantes
Cuantas veces nos habrá pasado que llega el día X y te das cuenta de que “¡Oh! ¡No he terminado el proyecto!” o “¿La reunión era hoy? no me he preparado nada…”. Evita estas situaciones y agobios con el sencillo acto de apuntar en tu agenda o calendario todas las fechas importantes como reuniones, fechas de entrega de proyecto o comidas familiares.
Hacer esto no sólo te ayudará a no olvidarlas si no que te permitirá organizarte mejor el resto de las cosas que te puedan ir saliendo.
Además, podrás administrar tu tiempo definiendo las pequeñas acciones o tareas que necesitarás realizar para cumplir con tus deadlines.
Por último, te recomiendo MUCHO que te pongas recordatorios o notificaciones en el móvil. Pruébalo, nunca falla.
Dedica una hora a planificar
Es muy importante dedicar tiempo a planificar y definir un plan para alcanzar lo que tenemos y queremos hacer. Si dedicas una hora a la semana -el domingo suele ser un buen día- sentirás que tienes la semana más organizada.
Bloquea una hora, anótala en la agenda para no olvidarte, para dedicarle toda tu atención a planificar y crear un plan de acción, administrando los días y las tareas. De esta manera verás como cada día estás un poco más cerca de tus metas.
Planifícate la noche antes
Este tip es de mis preferidos, ya que ayuda mucho a arrancar por la mañana y ahorra y optimiza mucho el tiempo. De este modo sabes hasta qué cosas podrás llegar y cuales debes dejar en un segundo plano, ayuda a evitar distracciones y elimina los posibles “no sé con qué ponerme ahora” o «¿por qué tarea empiezo hoy?«.
Un ejemplo es definir un horario completo, dejar preparada la ropa que vas a llevar al día siguiente o pensar el menú del día.
Haz una retrospectiva semanal
Al final de cada semana es muy buena idea repasar qué y cómo has hecho lo que tenías planificado. De esta manera podrás mejorar la organización de la próxima semana y aprenderás qué errores puedes evitar, qué cosas puedes mejorar y detectarás qué has estado procrastinando.
Después de hacer una retrospectiva de la semana puedes preparar el planning de la próxima con todas las mejoras que se te hayan ocurrido e intentando solucionar los errores que hayas detectado, como por ejemplo “he pasado muchas horas con el móvil” o “no he cumplido con todas las tareas de la casa”. Tal vez hayas abarcado demasiado o simplemente puedes cambiar cosas de orden para ser más eficiente la próxima vez.
Cómo puedes ver, estos son sólo 6 de los tips que puedes aplicar para ser más organizada, pero hay muchos más. Puedes empezar probando con uno e ir añadiendo nuevos poco a poco a medida que los vayas dominando y se conviertan en parte de tu rutina.
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