Tienes un montón de cosas por hacer, todo lo quieres tener hecho para ayer, no sabes por dónde empezar ni si serás capaz de hacerlo todo.
Le das vueltas, empiezas a agobiarte, ves que todo te resulta igual de importante y todo parece urgente. La cuestión es: ¿cómo vas a priorizar si TODO es «prioritario»?
Se acumulan los compromisos, la lista de tareas crece, el tiempo pasa y el agobio aumenta. A todas nos ha pasado en algún momento, y lo hemos superado, así que respira profundamente y sigue leyendo.
En este artículo quiero compartir contigo un proceso que te ayudará a priorizar, decidir que hacer primero, segundo y tercero y no morir en el intento.
Respira profundamente y sitúate en el presente
Antes de ponerme a planificar la semana, el mes, el día o cualquier cosa, lo primero que hago es situarme en el momento presente.
Realizar 3 respiraciones profundas y tomar plena conciencia del momento presente es fundamental. Si ya empiezas el proceso con la mente dispersa y en mil cosas a la vez, mal vamos.
Escribe tu visión, tu objetivo
Una vez nos hemos centrado en el ahora, lo primero que hay que pensar es: ¿qué quiero conseguir? ¿a dónde quiero llegar?
Cuando tenemos tantas opciones y tantas posibilidades es mucho más fácil que tengamos esa sensación de agobio, saturación y frustración. Por eso es muy importante centrarse, pensarlo con detenimiento y definir qué es lo que quieres conseguir.
Este ejercicio se puede realizar para priorizar las tareas de un año, un trimestre, un mes, de una semana o de un día. Lo importante es tener claro el objetivo que se quiere conseguir para tener una base sólida con la que trabajar.
Vacía tu mente, escribe todas las tareas pendientes
El siguiente paso es escribir todas las tareas que tienes que hacer en algún momento. Este es un ejercicio que es mejor realizar “sin filtro”. Apunta todo lo que te pase por la cabeza que creas que tienes que hacer en algún momento, ya sea una obligación, un compromiso, alguna tarea que te apetezca hacer… apúntalo todo.
Analiza y clasifica
Llega el momento de analizar todas esas tareas y clasificarlas teniendo en cuenta siempre tu objetivo final. En este punto, te sugiero que repases las tareas una a una y las clasifiques en 3 categorías o prioridades:
- Enseguida: Aquello que tienes que hacer sí o sí. Tareas que son imprescindibles, que tienen una fecha límite y/o que te acercan a tu objetivo final. Una pregunta que puede ayudarte en este punto es “Si no realizo esta tarea, ¿podré alcanzar mi objetivo?
- Lo que clasifiques en esta primera categoría será lo primero que debas hacer. Si alguna de estas tareas tiene una fecha límite, te será más fácil ordenarlas entre sí.
- Planifícalas en tu agenda o calendario, teniendo en cuenta una aproximación del tiempo y esfuerzo que implica cada una.
- Próximamente: Todo aquello que tienes o quieres hacer pero hay algo que debes hacer antes. Aquí van aquellas tareas que no necesitan hacerse enseguida pero no pueden olvidarse.
- Dedica tu tiempo y atención a esta categoría cuando hayas cumplido todo lo de la anterior.
- Si puedes, planifícalas también en tu calendario para no perderlas de vista, tener una visión más clara y organizarte mejor.
- Algún día: En esta última categoría irían el resto de tareas que pueden hacerse más adelante, todo aquello realmente no te aporta mucho valor, no te acerca a tu objetivo final y no afecta a tu visión ni a tu salud.
- No es necesario por el momento planificar o agendar estas tareas en el calendario hasta que no se complete todo lo de la primera categoría (Enseguida) y parte de la segunda (Próximamente).
- Si se trata de una tarea pequeña, que ocupe poco tiempo, puedes aprovechar cuando tengas unos minutos sin nada que hacer y te apetezca tachar algo de la lista.
Recuerda que las prioridades pueden cambiar con el tiempo. Asegúrate de tener esta clasificación actualizada para no dejar nada olvidado y poder cumplir todo según tu análisis.
Todo este proceso se mejora y se hace más fácil con la práctica. Cuando analizas, priorizas y entiendes porqué te parece todo tan urgente, consigues estar más tranquila, te resulta más fácil poner foco y eres más productiva.
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