Para conseguir realizar las tareas que te propones o que tienes pendientes planificarte es indispensable, y hacerlo semanalmente puede ser de gran ayuda.
Puede parecer difícil o puedes llegar a pensar que tú no eres capaz de organizarte, pero cuando hayas leído este artículo lo verás mucho más fácil, práctico y posible.
Algunos tips para el planning semanal
- Ten muy claras tus metas: es imprescindible que tengas claras las metas u objetivos que quieras conseguir a medio y largo plazo. Sólo así podrás trabajar bien el camino para conseguirlo y priorizar tus tareas de la mejor manera posible.
- Sé realista: el mejor favor que te puedes hacer a ti misma en este tema es ser realista. Lo último que quieres es agobiarte y frustrarte al ver que no llegas al 100% de lo que te has propuesto, por culpa de haber pecado de “optimista”. Mejor completar 3 cosas a dejar 5 a medias porque no te da la vida.
- Dedica una hora a la semana a planificar: es muy práctico bloquearte una hora cada semana (por ejemplo los domingos suelen ser un buen día) para poder planificar con antelación y perspectiva.
- Deja sitio para imprevistos: no sabes exactamente lo que puede pasar o puedes necesitar cada día, por lo que es importante no abarcar y planificar las 24 horas y dejar siempre sitio para posibles imprevistos.
- Evita el multitasking: intenta empezar y acabar una tarea cada vez. El multitasking o realizar varias tareas a la vez puede impedirte poder dedicar el 100% de tu concentración y recursos a cada cosa, con lo que tu eficiencia se puede ver reducida, y no queremos eso.
- Deja libre un día a la semana: no eres una máquina y si quieres rendir y dar lo mejor de ti no puedes estar los 7 días de la semana, cada semana, sin parar. Reserva un día a la semana para descansar, hacer una excursión, ver una película o quedar con la familia o amigas. Descarta un día de la semana cuando vayas a hacer tu planning para poder ser más productiva a la vez que realista.
Vista semanal: lista de tareas
Teniendo en cuenta los consejos que hemos visto más arriba, empieza haciendo una lista de las tareas que tienes/quieres cumplir la próxima semana (por experiencia te recomiendo que sean entre 12 y 15).
Asegúrate de que contribuyen a alcanzar tus objetivos, de lo contrario estarás ocupando tu tiempo con cosas que no te acercan a tus metas y, a la vez, estarás procrastinando lo realmente importante para ti. No tiene ningún sentido que te organices con tareas que no te llenan ni te hacen avanzar en el camino que te has propuesto, ¿no crees?.
Una vez definida la lista, analiza y prioriza cada una de las tareas según la urgencia y relevancia que tienen para ti. Ten en cuenta si alguna de ellas tiene un deadline muy justo o si está bloqueando otra tarea, de esta manera podrás ponerlas al principio de la semana y optimizarás tus recursos.
Top 3 prioridades diarias
Ahora, define entre 2 y 3 prioridades para cada día de la semana (recuerda dejar un día libre) sacando las tareas de la lista de la vista semanal que acabas de crear. Una vez las hayas distribuido, tendrás una visión completa y por días de la semana.
Es muy importante en esta parte que seas realista. No te pongas 3 tareas que sabes que te van a llevar mucho tiempo cada una, porque es muy probable que no consigas completarlas todas en un día. Se trata de organizarse de manera que se optimicen los recursos y puedas cerrar cada día con X tareas completadas, no de que te deprimas al ver que no llegas a todo.
A medida que vayas completando cada una de ellas, te recomiendo tacharlas o marcarlas como “hecha”, tanto en la visión diaria como en la vista semanal. Es una gran ayuda ver como vas progresando y completándolas, te anima y motiva a seguir el ritmo.
Planner
Llega la hora de pasarlo todo a la agenda o planner que suelas usar. Repito, es muy importante ser realista, pero también ambiciosa: tenemos que encontrar el equilibrio.
En el momento de escribir qué vas a hacer cada día, ten en cuenta el tiempo que te lleva realizar tareas básicas y fijas como las comidas (desayuno, almuerzo y cena), la ducha o, si es tu caso, el ejercicio diario o pasear a tu perro.
Te recomiendo usar distintos colores, uno por cada temática o categoría. Es una manera genial y muy visual de poder hacer una interpretación rápida cuando pegas un simple vistazo a la semana.
También es muy útil que agrupes tareas similares, ya que te permite ser más productiva y eficiente, mantener la concentración al 100% y no tener que estar saltando de un tema a otro. En el momento en que no nos organizamos como toca es cuando empezamos a rendir menos, y eso es lo que queremos evitar aquí.
A veces puede parecer que tienes muchas cosas y que no las vas a conseguir hacer a tiempo, pero cuando te sientas y te planificas de esta manera te das cuenta de lo mucho que pueden dar de sí las horas de un día.
Calendario digital
Por último, es MUY ÚTIL usar un calendario digital, como Google Calendar. Entre otras cosas, te permitirá:
- Crear distintos calendarios y poder asignar un color diferente a cada uno. Es más visual, fácil de entender y se evitan confusiones. Por ejemplo, algunos de los calendarios que tengo yo creados son Publicaciones de la web, Máster y Workout.
- Bloquear grupos de tiempo: el time blocking cada vez se usa más, y no es más que bloquear periodos de tiempo pada cada tarea, de manera que no tengas que estar distraída pensando en lo próximo que tienes que hacer. De este modo sabes que tienes X horas para realizar X tarea.
- Automatizar con la funcionalidad de “repetición”: puedes usarla para las tareas que se repiten diaria o semanalmente. Por ejemplo: todos los viernes a las 12:00 tengo una videoconferencia con mi socia.
- Configurar notificaciones, avisos o alarmas: puedes establecer una alarma en el móvil 15 minutos antes de la reunión para que te de tiempo a preparte, cambiar el chip y abrir la herramienta que usas.
- Anotar otros eventos importantes como días festivos o cumpleaños.
- Llevarlo contigo a todas partes: no siempre llevamos encima la agenda o planner, pero si que, por lo general, tienes siempre el móvil contigo. De este modo podrás tener siempre a mano la planificación de esta o la próxima semana.
Espero haberte inspirado o ayudado con todos estos consejos e ideas. Ahora ¡entra en acción! Planifica tu semana y siente el cambio, verás como las metas están cada vez más cerca.
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